■今回やったこと
今回は、ChatGPTに仕事で使うメールを作ってもらい、実際にどこまで使える文章を作れるのか試してみました。
これまでのAI実験では、ブログ記事の作成やSEO対策、Search Consoleの分析など、主に「ブログ運営」にChatGPTを使ってきました。
AI実験#16では、今後はブログ運営だけではなく、AIを仕事や日常生活でも活用していく方向に広げていくことにしました。
そこで今回は、仕事で比較的よく使う「メール作成」をChatGPTに任せてみることにしました。
仕事では、
・取引先への問い合わせ
・商品の確認
・見積もりについての連絡
・納期の確認
・お礼のメール
・海外とのやり取り
など、メールを書く機会がたくさんあります。
毎回ゼロから文章を考えるのは意外と時間がかかります。
そこで、
「伝えたい内容をChatGPTに入力したら、仕事でそのまま使えるメールを作ってくれるのか？」
を実際に試してみました。
■今回の実験方法
今回ChatGPTには、実際の仕事でありそうな状況を想定してメールを作ってもらいました。
例えば、
「取引先に見積もりをお願いしたい」
という内容を、簡単な文章でChatGPTに伝えます。
そして、
「取引先に送るビジネスメールとして、丁寧な文章にしてください」
と依頼しました。
すると、ChatGPTからメールの文章が作られました。
さらに、
「もう少し簡潔にしてください」
「少し柔らかい表現にしてください」
「相手に失礼にならないようにしてください」
など、追加で指示を出して文章を調整してみました。
今回は、最初から完璧な文章を作ってもらうというより、
「自分が伝えたい内容をChatGPTに渡す」
↓
「メールの形にしてもらう」
↓
「必要に応じて修正してもらう」
という使い方を試しました。
■実験結果
実際に使ってみると、かなり簡単にビジネスメールを作ることができました。
特に便利だと感じたのは、文章を一から考える必要がないことです。
例えば、
「納期について確認したい」
「価格について相談したい」
「先日の対応についてお礼を伝えたい」
といった程度の内容でも、ChatGPTに伝えると、それらしいビジネスメールにまとめてくれます。
また、文章の雰囲気も変更できます。
「もっと丁寧に」
「もう少し柔らかく」
「簡潔に」
「海外の取引先向けに」
といった指示を追加するだけで、文章を調整することができました。
自分で文章を考えてから修正するよりも、最初のたたき台をChatGPTに作ってもらった方が効率的だと感じました。
特に、メールを書くこと自体に時間がかかるというより、
「どういう言い方をすれば失礼にならないか？」
を考える時間が意外と長いので、その部分をChatGPTに任せられるのは便利だと思いました。
■今回感じたこと
今回の実験で感じたのは、ChatGPTは「メールを全部任せる」というより、「メールの下書きを作ってもらう」という使い方が一番便利だということです。
ChatGPTが作った文章をそのまま送信するのではなく、
・内容に間違いがないか
・金額や日付が合っているか
・相手との関係に合った表現になっているか
・自分が本当に伝えたい内容になっているか
を最後に自分で確認します。
つまり、
「自分で文章を全部作る」
から、
「自分は伝えたい内容だけ考えて、文章化をChatGPTに任せる」
という形に変えるだけでも、かなり楽になります。
また、今回の実験をしてみて、ChatGPTはブログだけでなく、普段の仕事にもかなり使えると感じました。
■今後やってみたいこと
今回は一般的な仕事のメールを作ってみましたが、今後はさらに具体的な使い方も試してみたいと思います。
例えば、
・クレームへの返信
・取引先への値下げ交渉
・納期遅延のお詫び
・海外取引先へのメール
・社内向けの連絡文
などです。
特に、文章を考えるのが難しい場面でChatGPTを使うと、どこまで仕事の負担を減らせるのか試してみたいと思います。
また、メールだけでなく、仕事で時間のかかっている作業をChatGPTに相談して、実際に効率化できるのかも試していきたいと思います。
■まとめ
今回は、ChatGPTに仕事で使うメールを作ってもらいました。
実際に使ってみると、簡単な要件を伝えるだけでも、かなり自然なビジネスメールを作ることができました。
特に便利だったのは、
・文章を一から考えなくていい
・丁寧さや文章の長さを調整できる
・自分の伝えたい内容をメール形式にまとめてもらえる
・修正も追加の指示だけでできる
という点です。
もちろん、ChatGPTが作った文章をそのまま送るのではなく、内容や数字などを最後に自分で確認することは必要です。
それでも、メール作成の「最初の一歩」をAIに任せるだけで、かなり時間を減らせそうです。
これまでAIは「ブログを書くためのもの」というイメージが強かったですが、今回の実験を通して、普段の仕事にも十分活用できることが分かりました。
今後も実際の仕事や生活の中でChatGPTを使いながら、
「本当に時間を節約できるのか？」
「どこまで仕事をAIに任せられるのか？」
を実際に試していきたいと思います。
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