■今回やったこと
今回は、ChatGPTに会議や打ち合わせの内容を整理してもらい、仕事でどこまで活用できるのか試してみました。
AI実験#17では仕事のメール、#18ではExcel作業についてChatGPTを使ってみました。
どちらも実際の仕事で使えそうな場面がありましたが、仕事ではもう一つ、意外と時間がかかる作業があります。
それが、会議や打ち合わせの内容を整理する作業です。
会議が終わったあとに、
・何が決まったのか
・誰が何をするのか
・いつまでにやるのか
・今後確認することは何か
などを整理するのは、意外と手間がかかります。
そこで今回は、会議や打ち合わせで話した内容をChatGPTに渡して、
「AIに整理してもらったら、どこまで分かりやすくまとめられるのか？」
を試してみました。
■今回の実験方法
今回は、仕事の会議や打ち合わせでありそうな内容を想定して、ChatGPTに整理してもらいました。
例えば、
「○○について打ち合わせをしました」
という形で、話した内容をある程度まとまった文章として入力します。
そのうえで、
「この内容を会議の議事録として整理してください」
とChatGPTに依頼しました。
さらに、
・決定事項
・未決定事項
・今後やること
・担当者
・期限
などに分けて整理してもらいました。
単純に文章を短くするだけではなく、
「仕事であとから見返しやすい形に整理する」
ことを意識して試してみました。
■実験結果
実際に試してみると、かなり見やすい形に整理してもらうことができました。
特に便利だと感じたのが、長い文章の中から重要な部分を抜き出して整理してくれることです。
例えば、
「○○について検討する」
「来週までに確認する」
「Aさんが資料を作成する」
といった内容を入力すると、
・決定事項
・確認事項
・担当者
・期限
といった項目に分けて整理できます。
会議中は話が前後したり、同じ内容を何度も確認したりすることがあります。
そのような文章でも、ChatGPTに整理を依頼すると、あとから確認しやすい形にまとめることができました。
また、
「もっと簡潔にしてください」
「箇条書き中心にしてください」
「担当者と期限を目立たせてください」
といった追加指示もできます。
そのため、自分の仕事に合った形式に調整しやすいと感じました。
■今回感じたこと
今回一番感じたのは、ChatGPTは「議事録を作る」というより、「会議後の情報整理」にかなり向いているということです。
会議の内容を自分で一から整理すると、
「これは決定事項だったのか？」
「これは単なる意見だったのか？」
と考えながら文章をまとめる必要があります。
ChatGPTを使えば、まず大まかな内容を整理してもらい、そのあと自分で確認するという使い方ができます。
この方法なら、会議後の整理にかかる時間を減らせそうです。
ただし、ここでも重要なのは、AIが作った内容をそのまま信用しないことです。
会議の内容によっては、
・誰が担当するのか
・期限はいつなのか
・何が正式に決まったのか
などをAIが誤って解釈する可能性があります。
そのため、最終的な確認は人間が行う必要があります。
「AIに議事録を全部任せる」というより、
「AIに整理してもらって、人間が最終確認する」
という使い方が現実的だと思いました。
■今後やってみたいこと
今回は、すでに文章になっている会議内容をChatGPTに整理してもらいました。
今後はさらに、
・会議のメモから議事録を作る
・箇条書きのメモを整理する
・長いメールや資料を要約する
・複数の資料から重要な部分をまとめる
・会議後のToDoリストを作る
といった使い方も試してみたいと思います。
特に、実際の仕事で使っているメモなどを使って、
「自分で整理した場合」と「ChatGPTに整理してもらった場合」
で、どれくらい時間に差が出るのかを比較してみたいです。
■まとめ
今回は、ChatGPTに会議や打ち合わせの内容を整理してもらいました。
実際に試してみると、
・決定事項を整理できる
・確認事項を分けられる
・担当者や期限を整理できる
・長い文章を見やすくできる
・追加の指示で形式を変更できる
など、仕事で使えそうな場面が多くありました。
特に、会議が終わったあとに内容を整理する作業は、AIに任せることで時間を減らせそうです。
一方で、AIが内容を誤って解釈する可能性もあるため、最終確認は必要です。
それでも、
「自分で全部整理する」
から、
「ChatGPTに一度整理してもらい、自分で確認する」
という方法に変えるだけでも、仕事の負担はかなり減らせそうです。
AI実験#17ではメール、#18ではExcel、今回は会議や打ち合わせと、仕事の中でChatGPTを使える場面を少しずつ試しています。
今後も実際の仕事でAIを使いながら、
「どこまで仕事をAIで効率化できるのか？」
を引き続き検証していきたいと思います。
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